DOI: https://doi.org/10.56124/refcale.v12i1.004
FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ASOCIACIÓN INTERPROFESIONAL DE ARTESANOS DEL CANTÓN MONTECRISTI
AUTORES: Jonathan Coveña Menéndez[1]
Mercy Rojas Once [2]
Tania Cañarte Rodríguez [3]
DIRECCIÓN PARA CORRESPONDENCIA: jonathan.covena@uleam.edu.ec
FECHA DE RECEPCIÓN: 23/10/2023
FECHA DE ACEPTACIÓN: 17/11/2023
RESUMEN
El artículo resalta la importancia de la gestión documental en la Asociación Interprofesional de Artesanos del Cantón Montecristi y describe un proyecto que mejoró notablemente esta gestión. Destaca que una gestión eficaz de documentos es esencial para aumentar la eficiencia y productividad en una organización, especialmente en la era de la información. Se incluye un análisis detallado de la situación previa de la asociación en términos de gestión documental y sus desafíos, utilizando un enfoque de estudio de caso.
El proyecto denominado "Fortalecimiento de la Gestión Documental" tenía como objetivo principal asegurar la autenticidad, integridad y accesibilidad de la información generada y utilizada por la asociación. Además, se alinea con los objetivos de desarrollo establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo, promoviendo la transparencia, el acceso a información pública de calidad y la lucha contra la corrupción.
El artículo destaca cómo una gestión documental efectiva tiene un impacto positivo en la toma de decisiones basadas en datos confiables y en la promoción del progreso de la Asociación Interprofesional de Artesanos del Cantón Montecristi. Los resultados del proyecto incluyeron la implementación de una base de datos y la realización de talleres de capacitación para los miembros de la asociación, lo que contribuyó en gran medida a mejorar la gestión documental y la calidad de la información.
Esta investigación proporciona valiosas lecciones sobre cómo abordar los desafíos relacionados con la gestión documental en organizaciones similares, destacando la importancia de la autenticidad y calidad de la información en la toma de decisiones y el progreso de la organización.
PALABRAS CLAVE: Gestión documental, información, base de datos.
RESUMO
O artigo destaca a importância da gestão de documentos na Asociación Interprofesional de Artesanos del Cantón Montecristi e descreve um projeto que melhorou significativamente a gestão de documentos. Salienta que uma gestão documental eficaz é essencial para aumentar a eficiência e a produtividade de uma organização, especialmente na era da informação. Inclui uma análise pormenorizada da situação anterior da associação em termos de gestão de documentos e dos seus desafios, utilizando uma abordagem de estudo de caso.
O principal objetivo do projeto "Reforço da Gestão de Registos" era garantir a autenticidade, integridade e acessibilidade da informação gerada e utilizada pela associação. Além disso, estava alinhado com os objectivos de desenvolvimento estabelecidos no Plano de Desenvolvimento Nacional, promovendo a transparência, o acesso a informação pública de qualidade e a luta contra a corrupção.
O artigo destaca o impacto positivo de uma gestão documental eficaz na tomada de decisões baseada em dados fiáveis e na promoção do progresso da Associação Interprofissional de Artesãos do Cantão de Montecristi. Os resultados do projeto incluíram a implementação de uma base de dados e workshops de formação para os membros da associação, que contribuíram grandemente para melhorar a gestão de documentos e a qualidade da informação.
Esta investigação fornece lições valiosas sobre a forma de enfrentar os desafios da gestão de documentos em organizações semelhantes, salientando a importância da autenticidade e da qualidade da informação na tomada de decisões e no progresso organizacional.
PALAVRAS-CHAVE: Gestão de documentos, informação, base de dados.
STRENGTHENING OF DOCUMENT MANAGEMENT IN THE INTERPROFESSIONAL ASSOCIATION OF ARTISANS OF MONTECRISTI CANTON
ABSTRACT
The article highlights the importance of document management in the Interprofessional Association of Artisans of Montecristi Canton and describes a project that significantly improved this management. It emphasizes that effective document management is essential to increase efficiency and productivity in an organization, especially in the information age. A detailed analysis of the association's previous situation in terms of document management and its challenges is included, using a case study approach.
The main objective of the project "Strengthening Document Management" was to ensure the authenticity, integrity and accessibility of the information generated and used by the association. In addition, it was aligned with the development objectives established in the National Development Plan, promoting transparency, access to quality public information and the fight against corruption.
The article highlights how effective document management has a positive impact on decision-making based on reliable data and on promoting the progress of the Interprofessional Association of Artisans of Montecristi Canton. The results of the project included the implementation of a database and training workshops for the association's members, which contributed greatly to improving document management.
This research provides valuable lessons on how to address document management challenges in similar organizations, highlighting the importance of authenticity and quality of information in organizational decision making and progress.
KEYWORDS: Document management, information, database.
INTRODUCCIÓN
Un sistema de gestión documental bien aplicado será de mucha ayuda en una organización para mejorar su eficiencia y productividad en la cultura informacional optimizando las tareas además de reducir costes y recursos (Russo, 2011). Si la información no es gestionada eficientemente y no está disponible para su utilización en el momento oportuno, puede perder todo o gran parte de su valor.
El rápido desarrollo de la información y la generación de contenidos ha convertido la gestión documental en un término común en la sociedad de la información. A medida que evolucionan las tecnologías y aumenta la cantidad de documentos digitales, la gestión de documentos en papel también ha crecido. La gestión documental se enfoca en garantizar la autenticidad, integridad y confiabilidad de la información, independientemente de su formato físico (d’Alos, 2006).
La norma ISO 15489 establece directrices para la gestión de registros, incluyendo documentos electrónicos, es el marco normativo de este proceso de gestión de documentos, nos proporciona un conglomerado de lineamientos sobre cómo gestionar o administrar los documentos y su correspondencia con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes soportes. (Alonso et al., 2008).
En esta etapa, las organizaciones centradas en la gestión de información tienden a implementar sistemas de gestión de documentos, sistemas de administración de información y sistemas de gestión del conocimiento. Este enfoque busca la supervisión y dirección de recursos y procesos productivos que generen beneficios para las organizaciones. Varios especialistas han encontrado desafíos al intentar definir límites precisos entre estas tres esferas de gestión organizativa debido a su estrecha interrelación y conexiones sólidas.
En una investigación de Chávez & Pérez, (2021), citan a Pedro Maestre quien plantea que la gestión documental constituye la “gestión basada en sistemas y herramientas cuya finalidad fundamental es la captación, almacenamiento, recuperación, presentación y transmisión de cualquier tipo de documento susceptible de ser utilizado en una empresa o institución”. Este concepto resume bien el ejercicio de una gestión documental que suple los requerimientos de información de los miembros de una organización con la adecuada elección, organización, búsqueda y recuperación de las fuentes documentales adecuadas según las necesidades específicas en cada caso.
En el presente, la gestión de documentos es objeto de estudio a nivel internacional debido al crecimiento exponencial de la información y su relevancia estratégica en el progreso de las organizaciones. La ingente cantidad de información generada diariamente representa un desafío que demanda la aplicación de enfoques metodológicos, herramientas, técnicas y modelos que permitan una gestión eficaz de la información, alineada con los objetivos y estrategias de las organizaciones. (Rodríguez et al., 2021)
En el contexto de la Asociación Interprofesional de Artesanos del Cantón Montecristi, la gestión documental es esencial para organizar la información valiosa que posee la organización. La falta de un manejo adecuado de la documentación y la falta de herramientas y capacitación en gestión documental son desafíos que enfrenta la asociación. Además, la información y los documentos son esenciales para el desarrollo de actividades en el ámbito económico, social y cultural, y la gestión documental se ha vuelto un recurso crítico en este contexto.
El proyecto "Fortalecimiento de la Gestión Documental en la Asociación Interprofesional de Artesanos del Cantón Montecristi" busca mejorar la gestión documental en la asociación, es importante subrayar que la gestión documental no es solo un proceso técnico sino más bien, una estrategia integral que busca con su correcta aplicación, garantizar que la información generada y utilizada por la entidad sea autentica, integra, confiable y de fácil acceso. Este enfoque contribuye a los objetivos de desarrollo establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo, promoviendo la transparencia, el acceso a información pública de calidad y la lucha contra la corrupción (Uleam, 2021).
La necesidad de mejorar la eficiencia en la organización y recuperación de información en entornos de investigación especializada destaca la importancia de contar con sistemas avanzados de gestión documental. Estos sistemas están diseñados para optimizar la accesibilidad y utilidad de los recursos documentales en contextos científicos, donde la cantidad y complejidad de la información pueden ser significativas.
La implementación de sistemas avanzados de gestión documental permite:
Optimizar la accesibilidad: Al contar con un sistema eficiente, los usuarios pueden acceder rápidamente a la información relevante, lo que agiliza los procesos de investigación y toma de decisiones.
Mejorar la utilidad de los recursos documentales: Al organizar y categorizar adecuadamente la información, se facilita su uso y aprovechamiento por parte de los profesionales de la investigación, lo que contribuye a la generación de conocimiento y avances científicos.
La colaboración entre expertos en gestión documental y profesionales de la investigación se destaca como clave en este proceso. Esta sinergia permite diseñar e implementar soluciones personalizadas que se adapten a las necesidades específicas de los entornos científicos especializados. La experiencia y conocimientos de los expertos en gestión documental se combinan con la experiencia temática de los profesionales de la investigación, lo que resulta en la creación de sistemas que no solo cumplen con los requisitos técnicos, sino que también se alinean con las necesidades y objetivos de la investigación en cuestión.
Es esencial considerar políticas claras de conservación y archivo, asegurando la integridad y accesibilidad a largo plazo de los documentos científicos. La colaboración estrecha entre expertos en gestión documental y profesionales de la investigación se vuelve crucial para diseñar e implementar soluciones que mejoren la eficacia y eficiencia de los procesos documentales en entornos científicos especializados. Esta iniciativa cobra relevancia al reconocer que una gestión documental efectiva no solo facilita la recuperación y el uso de información, sino que también contribuye significativamente a la toma de decisiones basadas en datos sólidos. Así, la gestión documental se posiciona como una herramienta esencial para mantener una memoria organizacional y fomentar el progreso en el ámbito de la investigación científica, específicamente en la Asociación Interprofesional de Artesanos del Cantón Montecristi.
DIAGNÓSTICO
Según el último censo de población del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC), el cantón Montecristi alberga a una población de 70.3 mil habitantes, lo que representa el 5.1% con respecto a la provincia de Manabí. De este total, se ha observado que aproximadamente el 17.5% de los residentes se dedican tanto al comercio formal como informal. En el área urbana, especialmente a lo largo de la Avenida Metropolitana Eloy Alfaro, se concentran los establecimientos comerciales que exhiben y comercializan diversas artesanías confeccionadas en paja toquilla, piquigua, plástico y mocora. Además, se destacan la venta de productos agrícolas y artículos de primera necesidad.
No obstante, es importante señalar que las actividades económicas no se limitan al entorno urbano, ya que, en las cercanías de Montecristi, en comunidades como Manantiales, Toalla, Los Bajos, El Arroyo y otras, se evidencian actividades productivas esenciales. Estas incluyen la agricultura, donde se cultiva una variedad de productos; la ganadería, que contribuye significativamente a la economía local; y la próspera industria del tejido, que forma parte integral de las tradiciones y el sustento de estas comunidades. Este análisis socioeconómico busca proporcionar una visión más completa y detallada de las dinámicas poblacionales y económicas en el cantón Montecristi, siendo de interés para investigadores especializados en el estudio de comunidades locales y desarrollo regional.
De acuerdo con la investigación en la figura No.1, existen en el cantón Montecristi alrededor de 15 Asociaciones y gremios de artesanos interprofesionales que tienen como objetivo principal incrementar la participación de los artesanos en el sector productivo, logrando un desarrollo integral sostenido que se manifieste en el mejoramiento del nivel de vida, que se refleje tanto en un índice creciente de ingresos y espacios de participación social, como en una mayor productividad y posicionamiento de la artesanía en los mercados locales, regionales, nacionales e internacionales (GAD Municipal Montecristi, 2023).
La Asociación Interprofesional de Artesanos del Cantón Montecristi, fue fundada el 26 de junio de 1982 con el objetivo de defender los intereses de los sindicatos y de sus afiliados; actividades de asociaciones cuyos afiliados son empleados interesados principalmente en dar a conocer sus opiniones sobre la situación laboral, salarial y la promoción de ideas y actividades religiosas, políticas, culturales, educativas o recreativas (Vinculación, 2022).
En la actualidad la Asociación consta con gran cantidad de información importante, rica en historia, cultura y con un valor intangible para la toma de decisiones y elaboración de propuestas que puedan mejorar la vida de los asociados.
Dentro de los servicios que ofrece la Asociación a sus socios destacan los siguientes:
- Contribución económica en caso de enfermedad o fallecimiento del socio
- Servicios exequiales.
- Préstamos para reactivación económica
Lamentablemente existen algunos factores relacionados a la gestión documental que inciden en la estabilidad y progreso de la organización detallados a continuación:
- Inadecuado manejo de la documentación por las diferentes áreas de la Asociación.
- Las herramientas e insumos de gestión documental son insuficientes.
- No se tiene control de la gestión de documentos y archivos
- La secretaria no cuenta con la capacitación adecuada para la gestión documental.
- No se cuenta con un plan de capacitación.
- Mala gestión en el manejo de la documentación archivada.
- No se cuenta con espacios suficientes en el área de archivo.
La constante y permanente generación de información y documentos hace que tengamos la necesidad de desarrollar procesos, metodologías, sistemas que conllevan a un buen término la gestión de la información y documental.
La gestión documental es esencial para la estabilidad y progreso de una organización, especialmente en un entorno de constante generación de información. Factores clave que inciden en la eficacia de la gestión documental incluyen la implementación de procesos eficientes, cumplimiento normativo, seguridad de la información, integración tecnológica, capacitación del personal y la alineación con objetivos estratégicos, como los establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo. Estos elementos garantizan una gestión documental efectiva, contribuyendo a la productividad, cumplimiento legal, seguridad de datos y alineación estratégica, fundamentales para el desarrollo coherente y sostenible de la organización en el ámbito de la investigación especializada.
La implementación exitosa de estos factores promoverá una gestión documental eficaz y estratégica, lo que se traduce en una organización más resiliente, preparada para enfrentar los desafíos de un entorno dinámico y aprovechar oportunidades para el progreso continuo.
El proyecto “FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ASOCIACIÓN INTERPROFESIONAL DE ARTESANOS DEL CANTÓN MONTECRISTI”, aportará a la consecución de los objetivos 7.5 del PND 2017-2021 donde menciona: “Consolidar una gestión estatal eficiente y democrática, que impulse las capacidades ciudadanas e integre las acciones sociales en la administración pública”.
Para que exista una gestión eficiente y democrática es necesario que la ciudadanía esté informada y sea corresponsable en el desarrollo de sistemas de información investigación y registro, que permitan el seguimiento y el monitoreo de las acciones sociales en la administración pública; por ello es necesario mencionar que las Agendas Nacionales para las igualdades presentan diversos enfoques en base a la gestión documental, tal es que la Agenda de Movilidad humana Política 2g: habla sobre: “Implementar campañas de difusión e información de los procesos de regularización ordinarios y extraordinarios para personas inmigrantes, en consideración los contextos geográficos, culturales, idiomáticos, y socioeconómicos de la población” (Castro, 2020).
La deficiencia en los sistemas de registros de información consolidada se ve reflejada en la Agenda de Movilidad humana Política 4a y 6a; Agenda Intergeneracional: Eje Vida Saludable Política 2g; Agenda de discapacidades Eje. 9: Protección y seguridad social. De lo anterior se desprende, la necesidad de generar procesos de adecuación y actualización para el uso y manejo de herramientas, sistemas de almacenamiento y consulta de información relevante, veraz y precisa que se encuentre alcance de personas naturales y jurídicas.
El objetivo 8.2 del Plan Nacional de Desarrollo, tiene como prioridad fortalecer la transparencia en la gestión de instituciones públicas y privadas y la lucha contra la corrupción, con mejor difusión y acceso a información pública de calidad, optimizando las políticas de rendición de cuentas y promoviendo la participación y el control social (SENPLADES, 2017).
En el contexto específico de la Agenda Zonal 4, de igual manera se distinguen particularidades territoriales que requieren un trabajo más dedicado con la información y la gestión documental. El desarrollo industrial en este territorio hace visible la necesidad de una adecuada Gestión de los documentos en este contexto, que garantice el uso correcto de la misma en función de la obtención de objetivos superiores en este empeño.
La línea de vinculación con la sociedad de la ULEAM es “Desarrollo Económico, sostenible y empresarial”, permite el desarrollo de programas y proyectos mediante la integración de docencia, investigación y vinculación, para mejorar la productividad territorial y la calidad de vida de los habitantes (Anchundia et al., 2021). A través de esta estrategia, la universidad busca no solo avanzar en la generación de conocimiento, sino también en su aplicación práctica para abordar desafíos económicos y promover el desarrollo sostenible en la región. La integración de estas tres dimensiones permite una sinergia única que fortalece la relevancia y el impacto de las actividades académicas y de investigación en el contexto socioeconómico local.
Objetivo General
Mejorar la Gestión Documental en la Asociación Interprofesional de Artesanos del Cantón Montecristi para asegurar los procesos, archivos y servicios que se brindan a los socios.
Objetivos Específicos
• Elaborar un diagnóstico de la documentación existente con el fin de asegurar que los documentos generados en la Asociación Interprofesional de Artesanos del cantón Montecristi sean auténticos, íntegros, confiables, usables y con valor probatorio.
• Asegurar la calidad de la información y facilitar la recuperación de los documentos generados por la Asociación Interprofesional de Artesanos del cantón Montecristi.
• Crear una base de datos que permita almacenar información auténtica, confiable e integra de los documentos generados por la Asociación Interprofesional de Artesanos del cantón Montecristi.
MATERIALES Y MÉTODOS
Para abordar exhaustivamente la investigación sobre el fortalecimiento de la gestión documental en la Asociación Interprofesional de Artesanos del Cantón Montecristi, se implementó el método de estudio de caso, este enfoque se seleccionó estratégicamente debido a su capacidad para proporcionar una visión detallada y contextualizada de la situación actual de la asociación en términos de gestión documental y los desafíos inherentes. La utilización de entrevistas con variables cualitativas para miembros clave de la asociación, análisis exhaustivo de documentos internos y observación directa permitió recopilar datos específicos.
El método de estudio de caso utilizado en la investigación permitió recopilar datos específicos a través de diversas técnicas, como:
Entrevistas con miembros clave de la asociación: Estas entrevistas proporcionaron información directa y detallada sobre las percepciones, experiencias y necesidades de los miembros de la asociación en relación con la gestión documental. Al interactuar directamente con las personas involucradas, se obtuvo una comprensión más profunda de los desafíos y oportunidades en este ámbito.
Análisis exhaustivo de documentos internos: El análisis de los documentos internos de la organización permitió examinar en detalle los procesos, procedimientos y prácticas existentes en cuanto a la gestión documental. Esto proporcionó una visión clara de la situación actual, identificando áreas de mejora y posibles soluciones para fortalecer la gestión documental.
Observación directa de los procesos y prácticas de gestión documental en la organización: La observación directa de los procesos y prácticas en la organización brindó una perspectiva práctica y concreta de cómo se llevaban a cabo las actividades relacionadas con la gestión documental. Esto permitió identificar posibles brechas entre la teoría y la práctica, así como áreas de eficiencia y oportunidades de mejora.
La flexibilidad inherente al método de estudio de caso permitió adaptarse a las particularidades y necesidades específicas de la organización estudiada. Esta adaptabilidad resulta esencial para comprender a fondo los desafíos y requerimientos únicos de la gestión documental en la Asociación Interprofesional de Artesanos del Cantón Montecristi. La combinación de las diferentes fuentes de información, como entrevistas, análisis documental y observación directa, proporcionó una visión integral y holística de la situación actual de la gestión documental en la organización, así como de los impactos y beneficios derivados del proyecto de fortalecimiento implementado.
Población y muestra
Figura 1
Población ocupada por rama de actividad
Fuente: Adaptado de INEC – Censo de Población y Vivienda 2010
Muestra. Los beneficiarios directos serán los socios activos: 24 hombres y 20 mujeres de la Asociación Interprofesional de Artesanos del Cantón Montecristi
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
Figura 2
Socios Activos y Familiares de la Asociación Interprofesional de Artesanos del Cantón Montecristi
Fuente: SAPIS DVE
Figura 3
Docentes y estudiantes involucrados en el proyecto
Fuente: SAPIS DVE
Con base en los resultados obtenidos en el proyecto de vinculación de la carrera de Gestión de la Información Gerencial, se presenta una completa participación del 100% de los estudiantes involucrados. Este estudio se centró en la población estudiantil de la mencionada carrera, y los hallazgos revelaron una distribución específica de participantes según su nivel académico. El 87% de los participantes se encontraban en el cuarto nivel de la carrera de Gestión de la Información Gerencial, lo que sugiere una representación significativa de estudiantes en una etapa específica de su formación académica.
Resulta relevante destacar que, además, el 9% de los participantes pertenecían al octavo nivel de la carrera de Gestión de la Información Gerencial, indicando la participación de estudiantes más avanzados en su proceso de formación. Asimismo, se observó que el 4% de los participantes estaban en el quinto nivel de la carrera, brindando una perspectiva adicional sobre la diversidad de niveles académicos dentro del proyecto.
Estos resultados proporcionan una visión más detallada de la participación estudiantil en el proyecto de vinculación, destacando la representatividad de diferentes niveles académicos en la carrera de Gestión de la Información Gerencial y enriqueciendo la comprensión de la dinámica del estudio.
Discusión
El proyecto involucró a un total del 100% de los participantes, que consistieron en 63 estudiantes de la carrera de Gestión de la Información Gerencial. El 87% de los estudiantes eran del cuarto nivel, el 9% del octavo nivel y el 4% del quinto nivel de la carrera. Esto demuestra un alto grado de compromiso y colaboración de los estudiantes en diferentes etapas del programa, así como el presupuesto asignado por la ULEAM que facilitó el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Durante el desarrollo del proyecto de vinculación con la sociedad, se pudo constatar que la implementación del monitoreo de la gestión documental aplicada a la Asociación y la elaboración de un manual de procesos han sido fundamentales para mejorar la eficiencia y organización interna de la entidad. Estas herramientas han permitido estandarizar y optimizar los procedimientos, facilitando la toma de decisiones y fomentando una cultura de mejora continua. La adecuada gestión documental ha sido un pilar fundamental para la transparencia y trazabilidad de las acciones llevadas a cabo, asegurando la trascendencia y sostenibilidad de las actividades desarrolladas por la Asociación.
Se logró crear e instalar una base de datos en el ordenador de la Asociación Interprofesional de Artesanos del cantón Montecristi, almacenando información auténtica, confiable e integra de los documentos generados diariamente por los socios beneficiarios, como consecuencia, la Asociación Interprofesional de Artesanos del cantón Montecristi evidenció una mejora significativa en la gestión documental gracias a la creación del modelo para asegurar los procesos, archivos y servicios que se brindan a los socios para asegurar la calidad de la información y recuperación de los documentos generados por la organización
Todo el trabajo realizado fue reforzado con la impartición de talleres sobre: Deberes formales del contribuyente, Generación del RUC, Generar comprobantes de venta, Libros y registros contables, Declaración de impuestos y Cumplimiento de las leyes tributarias, contribuyó a la concientización de las responsabilidades tributarias de los socios beneficiarios. Para concluir con la realización de la casa abierta propuesta por los beneficiarios y coordinada con los estudiantes, aportó con la socialización de los productos y emprendimientos que tienen los socios hacia la ciudadanía del cantón Montecristi. Se contó también con la visita de medios de comunicación locales que aportaron con la divulgación del evento.
El proyecto contribuye a los objetivos de desarrollo establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo, promoviendo la transparencia, el acceso a información pública de calidad y la lucha contra la corrupción. También se relaciona con agendas de igualdad y movilidad humana, destacando la importancia de la gestión documental en estos contextos. Se alinea también con el objetivo de fortalecer la transparencia en la gestión de instituciones públicas y privadas y la lucha contra la corrupción. Además, se destaca la importancia de permitir el acceso a información pública de calidad y promover la participación y el control social.
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